Comment convoquer une assemblée d'associés ?

I. QUI PEUT CONVOQUER UNE ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ?

A.      Principe

Le droit de convoquer une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire relève de la seule compétence du représentant légal de la SARL, c'est-à-dire le gérant. En cas de co-gérance, les statuts précisent si ce droit appartient à chacun des gérants ou s'ils doivent agir collectivement. En l'absence de clause statutaire particulière, chaque gérant doit, néanmoins, pouvoir bénéficier de la faculté de convoquer une assemblée sans que les autres co-gérants puissent s'y opposer. 

B.      Exceptions

Ce principe connaît, toutefois, deux exceptions :

• en cas de carence du gérant, le commissaire aux comptes, s'il en existe un, peut suppléer le représentant légal en convoquant lui-même l'assemblée ;
• tout associé a le droit de demander en justice la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et de fixer son ordre du jour.

Bien que la loi ne l'impose pas, il semble préférable que le gérant soit mis en demeure de procéder à cette convocation avant toute action éventuelle tant de la part du commissaire aux comptes que des associés.

Remarque : en cas de décès du gérant unique, le commissaire aux comptes ou tout associé a le droit de convoquer l'assemblée à seule fin de procéder au remplacement du représentant légal.  

II. COMMENT ET QUAND CONVOQUER L'ASSEMBLÉE ?

A.      Mode et délai de convocation

Les associés doivent être convoqués par lettre recommandée, quinze jours au moins avant la tenue de l'assemblée, sauf clause des statuts prévoyant un délai plus long. Il est réduit à huit jours en cas de convocation d'une assemblée à seule fin de remplacer le gérant décédé.

Ce délai qui court à compter de l'envoi de la lettre, n'est pas un délai franc. Le premier jour du délai ne compte pas contrairement à son dernier jour.

• Exemple   Une assemblée générale doit se tenir le 30 juin, la lettre de convocation doit donc être envoyée au plus tard le 15 juin.

Remarque : la jurisprudence a reconnu la validité d'une convocation verbale dès lors que tous les associés étaient présents ou représentés lors de l'assemblée. La prudence est, néanmoins, à conseiller en la matière.
B.      Contenu de la lettre de convocation

La lettre de convocation doit, impérativement, indiquer l'ordre du jour de la réunion.

Les questions inscrites à cet ordre du jour doivent être libellées de telle sorte que leur portée et leur contenu apparaissent clairement, sans qu'il y ait lieu de se reporter à d'autres documents.

Attention : les associés ne peuvent pas exiger du gérant l'inscription à l'ordre du jour de projets de résolution. A défaut d'accord du gérant, les associés doivent demander, au président du tribunal de commerce statuant en référé, la désignation d'un mandataire chargé de convoquer l'assemblée et d'en déterminer l'ordre du jour.
Remarque : l'ordre du jour peut contenir une rubrique "Questions diverses" qui ne peut porter que sur des sujets de minime importance (Art. R. 223-20 du Code de commerce).  

C.      Communication préalable de certains documents

Doivent être adressés aux associés, dans un délai de quinze jours avant la date de l'assemblée :

• le texte des résolutions proposées ;
• le rapport du gérant ;
• et le cas échéant, celui du commissaire aux comptes.

En pratique, ils sont envoyés aux associés avec la lettre de convocation.

Ces documents doivent, également, être tenus à leur disposition au siège social afin qu'ils puissent en prendre connaissance et/ou en faire des copies, dans le même délai.

Remarque : dans le cadre de l'assemblée annuelle, la liste des documents à communiquer varie (voir la fiche L'approbation annuelle des comptes dans les SARL ). 

 D.     Lieu de la réunion
Aucune disposition légale n'impose au gérant de convoquer l'assemblée au siège social. Les statuts doivent donc fixer le lieu de réunion. À défaut de clause statutaire, il appartient au gérant de le déterminer.

III. SANCTION EN CAS DE CONVOCATION IRRÉGULIÈRE

Toute assemblée irrégulièrement convoquée peut être annulée. Toutefois, l'action en nullité n'est pas recevable lorsque tous les associés étaient présents ou représentés.