Quelles sont les mentions obligatoires sur les documents commerciaux ?

Cependant, cette fiche ne concerne que les obligations incombant aux commerçants et aux sociétés commerciales. Pour de plus amples informations sur les mentions à porter sur les factures, voir la fiche Les mentions sur les factures.

I. Liste des documents commerciaux concernés

Les articles R. 123-237 et R. 123-238 du Code de commerce donnent la liste des documents concernés. Il s'agit des factures, notes de commande, tarifs, documents publicitaires (annonces, publications diverses...) ainsi que toutes correspondances et tous récépissés concernant l'activité de la personne et signés par elle ou en son nom.

Les enveloppes, les emballages et les tickets de caisse, quand ils ne sont pas destinés à tenir lieu de factures, sont exclus du champ d'application (Réponse ministérielle n° 38214, JOAN Q, 26 janvier 1981, p. 374).

Remarque : concernant l'envoi de courriers électroniques, le comité juridique de l'ANSA a précisé que tout document officiel, quel que soit son support, devait comporter les mentions obligatoires. Toutefois, ne sont pas soumis à cette obligation les documents internes et ceux, même destinés aux tiers, qui sont d'ordre purement factuel (Avis du comité juridique de l'ANSA, 2 juin 2004).

II. Emplacement et taille des mentions

Le Code de commerce ne précise ni le lieu où doivent figurer ces informations, ni leur taille. Elles peuvent donc apparaître n'importe où sur le document dès lors qu'elles sont lisibles.

III. Liste des mentions obligatoires

Attention :

• il est d'usage de faire apparaître d'autres mentions en sus de celles indiquées ci-dessous, notamment le code APE ou le numéro d'identification à la TVA intracommunautaire. Toutefois, certaines deviennent obligatoires en fonction de la nature du document visé (par exemple : le numéro de TVA intracommunautaire sur certaines factures) .
• il existe des mentions spécifiques à certaines professions réglementées. Elles ne font pas l'objet de développement dans la présente fiche pratique (pour plus de détails, voir la rubrique Activités réglementées).

A. Mentions communes à toute personne immatriculée au RCS

1. Liste des mentions obligatoires

En vertu de l'article R. 123-237 précité, toute personne immatriculée au registre du commerce et des sociétés doit indiquer sur ses papiers d'affaire :

1. le numéro unique d'identification délivré conformément à l'article D.123-235 du Code de commerce relatif au numéro SIREN (9 chiffres) .
2. la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée .
3. le lieu de son siège social .
4. le cas échéant, qu'elle est en liquidation avec l'indication du nom du liquidateur.
5. si elle est une société commerciale dont le siège est à l'étranger, en sus des renseignements mentionnés aux 3° et 4°, sa forme juridique et le numéro d'immatriculation dans l'État où elle a son siège, s'il en existe un .
6. le cas échéant, la qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire .
7. si elle est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, la dénomination sociale de personne morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique d'identification.

Attention : si la personne immatriculée possède un site internet, elle doit y indiquer la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée ainsi que les renseignements mentionnés aux 1°, 3° et 5°.

Remarque : les succursales étant des établissements secondaires immatriculés au RCS, elles sont concernées par la réglementation qui vient d'être développée.

2. Sanction

Toute contravention aux dispositions de l'article R. 123-237 du Code de commerce est punie de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème classe (montant pouvant aller jusqu'à 750 euros).

B. Mentions supplémentaires spécifiques à certaines structures

1. Liste des mentions spécifiques aux sociétés commerciales

L'article R. 123-238 du Code de commerce précise que les actes et documents émanant d'une société et destinés aux tiers indique la dénomination sociale, précédée ou suivie immédiatement et lisiblement :

1. pour les sociétés en nom collectif, des mots " société en nom collectif " ou des initiales " SNC " .
2. pour les sociétés en commandite simple, des mots " société en commandite simple " ou des initiales " SCS " .
3. pour les sociétés à responsabilité limitée, des mots " société à responsabilité limitée " ou des initiales " SARL " et de l'énonciation du montant du capital social .
4. pour les sociétés par action :

a) selon le cas, des mots :

• " société anonyme " ou des initiales " SA ". En outre, si la société anonyme est dotée d'un directoire et d'un conseil de surveillance, la forme sociale est indiquée par les mots : " société anonyme à directoire et conseil de surveillance " .
• " société par actions simplifiées " ou des initiales " SAS " .
• " société en commandite par action " ou des initiales " SCA " .
• " société européenne " ou des initiales " SE " .

b) de l'énonciation du montant du capital social qui peut être arrondi à la valeur entière inférieur.

Le défaut d'indication du nom de la société accompagnée de la mention de son statut juridique et du montant du capital social n'est plus pénalement sanctionné mais peut faire l'objet d'une demande d'injonction de faire. Les personnes intéressées doivent alors demander au président du tribunal de commerce statuant en référé d'enjoindre, sous astreinte, le commerçant ou le représentant légal de faire figurer ces mentions sur les documents de la société (article L. 238-3 du Code de commerce).

Attention : les mentions précitées s'ajoutent à celles mentionnées en A. comme, par exemple, l'adresse du siège social et au numéro d'identification SIREN, suivi de la mention RCS et du nom de la ville du greffe d'immatriculation.

Remarques :

• pour les sociétés par actions, dans le cas d'une augmentation de capital résultant de l'exercice des droits attachés à des valeurs mobilières donnant accès au capital, de levées d'option de souscription d'actions possibles à tout moment ou du paiement de dividendes en actions, et sauf si l'augmentation de capital dépasse 10 % de son montant antérieur, la société n'est tenue de mentionner le nouveau montant du capital social qu'à l'expiration d'un délai de trois ans à compter de la constatation de l'augmentation .
• pour les sociétés à capital variable, aux termes de l'article L. 231-2 du Code de commerce, l'indication de la forme de la société doit être suivie des mots " à capital variable ".

2. Liste des mentions spécifiques à l'auto-entrepreneur

En vertu du nouvel l'article R. 123-237-1 du Code de commerce, l'auto-entrepreneur doit indiquer sur ses papiers d'affaires :

1. le numéro d'identification délivré conformément à l'article D. 123-235 du code de commerce, suivi immédiatement et lisiblement des mots "dispensé d'immatriculation en application de l'article L. 123-1-1 du Code de commerce" ;
2. son adresse ;
3. si il est bénéficiaire d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique au sens de l'article L. 127-1 du Code de commerce, la dénomination sociale de la personne morale responsable de l'appui, le lieu du siège social ainsi que son numéro unique d'identification.

Attention : si l'auto-entrepreneur possède un site internet, il doit y faire figurer les renseignements mentionnés aux 1° et 2°.