L’embauche par une association : le chèque-emploi-associatif

Quelles sont les associations concernées ?

Le chèque-emploi associatif (CEA) est réservé aux associations loi 1901 à but non lucratif employant au maximum neuf salariés équivalents temps plein (pour une exception à cette règle, voir toutefois ci-dessous).Cette condition d'effectif est remplie lorsque la durée annuelle du travail effectuée par le ou les salariés de l'association ne dépasse pas la durée annuelle du travail qu'effectueraient neuf salariés à temps plein. Ainsi, si l'association rémunère des salariés au delà de 14 463 heures (1 607 x 9) dans l'année, elle ne peut pas avoir recours au chèque-emploi associatif.
La condition d'effectif s'apprécie chaque année par référence à l'année civile précédente. À défaut de cette référence, une déclaration sur l'honneur suffit sous réserve de contrôles effectués par l'Urssaf. Le siège de l'association doit être situé en France Métropolitaine.

Les associations de financement électoral visées à l'article L. 52-5 du code électoral peuvent utiliser le chèque emploi associatif quel que soit le nombre de leurs salariés.

Quels sont les salariés concernés ?

Tous les salariés de l'association, à l'exception de ceux relevant du Guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO6 ), peuvent être rémunérés au moyen du chèque-emploi-associatif, sous réserve de leur accord.

Comment fonctionne le CEA ?

Le CEA permet à l'association d'alléger toutes les formalités liées à l'emploi d'un salarié (versement du salaire, paiement des cotisations sociales), et également à son embauche.

L'utilisation du chèque-emploi-associatif vaut déclaration auprès de l'ensemble des administrations ou organismes intéressés au titre

• des articles R. 243-10 (régularisation des cotisations de sécurité sociale), R. 243-13 (fourniture d'un bordereau récapitulatif des cotisations), R. 243-14 (déclaration annuelle des salaires), R. 312-4 (immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale), au livre IX (affiliation et déclaration auprès des organismes de retraite et de prévoyance complémentaires) du Code de la sécurité sociale ;
• des articles R. 351-2 à R. 351-5 (affiliation et déclaration auprès des organismes d'assurance chômage, délivrance d'une attestation destinée à Pôle Emploi), R. 241-1 et R. 241-48 (déclarations destinées aux services de santé au travail) du Code du travail ;
• de l'article 87 du Code général des impôts (déclaration annuelle des salaires destinée à l'administration fiscale).

Versement du salaire

L'association rémunère le salarié en lui remettant un chèque extrait de son chéquier CEA. Ce chèque s'encaisse comme un chèque bancaire.
Le montant porté sur le chèque est le salaire net dû au salarié.
L'établissement d'un bulletin de salaire n'est alors plus nécessaire : dans les 5 jours suivant la réception du volet social envoyé par l'association employeur, le Centre national du chèque-emploi associatif (CNCEA, géré par l'Urssaf d'Arras) envoie au salarié une attestation d'emploi qui vaut bulletin de salaire.

Le CNCEA envoie également au salarié une attestation annuelle récapitulant les salaires déclarés au moyen du chèque-emploi-associatif afin qu'il puisse procéder à sa déclaration de revenus.

Paiement des cotisations sociales

Le chéquier remis à l'association comprend également des volets sociaux qui doivent être transmis, au plus tard dans les 8 jours ouvrés suivant le paiement du salaire, au Centre national chèque-emploi-associatif (CNCEA).
Le volet social comprend les mentions suivantes :

1. Mentions relatives au salarié :
   • nom et prénom ;
   • numéro d'inscription au répertoire des personnes physiques et date de naissance.
2. Mentions relatives à :
   • la rémunération et aux différents éléments qui la constituent ;
   • la période d'emploi ;
   • l'application, le cas échéant, d'une base forfaitaire pour le calcul des cotisations et contributions sociales.
3. La date de paiement du salaire et la signature de l'employeur.

L'établissement et l'envoi des volets sociaux peut s'effectuer par voie électronique, via le site Internet : http://www.cea.urssaf.fr

À partir des informations figurant dans le volet social, le CNCEA communique à l'organisme de recouvrement dont relève l'employeur, ainsi qu'à ce dernier, le calcul qu'il a effectué des contributions et cotisations dues. Ce décompte doit être adressé à l'employeur dans les conditions suivantes :
- lorsque le volet social a été reçu jusqu'au 15e jour d'un mois, le décompte est adressé le 16e jour de ce mois ;
- lorsque le volet social a été reçu après le 15e jour d'un mois, il est adressé le 16e jour du mois suivant.
L'organisme de recouvrement dont relève l'association effectue, sur le compte bancaire ou postal désigné par celle-ci, le prélèvement automatique des contributions et cotisations sociales, ainsi décomptées, le 12e jour du mois civil suivant celui au cours duquel les sommes dues ont été notifiées.

L'association peut demander une rectification du calcul des cotisations jusqu'à 8 jours avant la date de prélèvement.

Formalités relatives à l'embauche

Les associations qui ont recours au CEA sont réputées satisfaire à l'ensemble des formalités liées à l'embauche et à l'emploi de leurs salariés. Il en va ainsi notamment des formalités suivantes :

1. La déclaration préalable à l'embauche, prévue par l'article L. 1221-10 du code du travail ;
2. L'inscription sur le registre unique du personnel, prévue par l'article L. 1221-13 ;
3. L'établissement d'un contrat de travail écrit, l'inscription des mentions obligatoires et la transmission du contrat au salarié, prévues aux articles L. 1242-12 et L. 1242-13 pour les contrats de travail à durée déterminée ;
4. L'établissement d'un contrat de travail écrit et l'inscription des mentions obligatoires, prévues à l'article L. 3123-14, pour les contrats de travail à temps partiel ;
5. Les déclarations au titre de la médecine du travail et du régime des prestations du revenu de remplacement mentionnées à l'article L. 5421-2.

Le CNCEA envoie à toute association adhérente des volets d'identification des salariés. Ils doivent être remplis pour chaque salarié et retournés au CNCEA (préalablement l'embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l'embauche). L'établissement et l'envoi de ces volets peuvent être effectués par Internet (www.cea.urssaf.fr ).
Le volet d'identification du salarié vaut déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et contrat de travail. Il comporte les mentions suivantes :

• mentions relatives au salarié : nom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, régime d'affiliation ;
• mentions relatives à l'emploi : date de fin d'emploi s'il s'agit d'un contrat à durée déterminée, durée de la période d'essai, salaire prévu à l'embauche, durée du travail, nature et catégorie d'emploi, convention collective applicable, taux de cotisations accidents du travail, et le cas échéant, taux prévoyance. Ce document est signé par l'employeur et le salarié. Une copie du volet d'identification doit être remise au salarié. Ce document a valeur de contrat de travail.

Quelles sont les formalités d'adhésion ?

L'association qui souhaite adhérer au dispositif du CEA peut le faire directement en ligne sur le site Internet dédié à ce dispositif . Il est également possible de télécharger directement le formulaire d'adhésion puis le déposer, dûment complété, auprès de l'établissement financier qui tient le compte de l'association et qui le transmettra au CNCEA. Une fois la demande enregistrée, l'établissement délivre gratuitement, à l'association, un carnet de chèques emploi associatif personnalisé à son nom.

L'association qui souhaite adhérer à ce dispositif et qui ne dispose pas d'un numéro Siret peut contacter le service de renseignements téléphoniques du CNCEA afin d'obtenir la marche à suivre pour obtenir ce numéro (0 800 1901 00 ; gratuit depuis un poste fixe).

A savoir

La disposition selon laquelle la rémunération portée sur le chèque-emploi associatif (CEA) devait inclure une indemnité de congés payés égale au dixième de la rémunération totale brute due au salarié a été supprimée par la loi n° 2011-525 du 17 mai 2011, avec effet au 1er janvier 2012. Les salariés rémunérés au moyen d'un CEA sont ainsi, désormais, soumis aux règles de droit commun en matière de congés payés . Toutefois, à titre transitoire, pour les contrats de travail en cours au 1er janvier 2012, pour la période de référence en cours et par dérogation aux dispositions de l'article L. 3141-22 du code du travail, le salarié a droit au moment de la prise des congés à une indemnité égale au dixième de la rémunération qu'il aura perçue entre le 1er janvier 2012 et la fin de la période de référence en cours à cette date ; pour plus de précisions, on peut se reporter à la documentation mise en ligne sur le site de l'Urssaf .

Textes de références

• Article L. 1272-1 à L. 1272-5, R. 1272-4 et D. 1272-1 à D. 1272-10 du Code du travail
• Arrêté du 27 avril 2004 (JO du 29 avril)
• Loi n° 2011-525 du 17 mai 2011 (JO du 18)